7 полезных функций Zoom, о которых вы могли не знать

Хотите максимизировать эффективность Zoom-встреч? Тогда вам определенно стоит узнать о скрытых возможностях этой платформы.

Функция записи встреч – это не просто возможность сохранить выступление, но и мощный инструмент для подготовки. Записывайте, просматривайте, анализируйте. Повторное прослушивание или просмотр записи позволяет улучшать речь, структуру выступления и, в целом, коммуникативную эффективность. Убедитесь, что в настройках записи включена функция записи чата.

Режим "Бесшумный" не только избавит вас от лишних звуков, но и позволит сфокусироваться на обсуждении. Активное использование этой опции повысит качество совещаний. Активация режима не заглушит звук других участников.

Виртуальные фоны – это не просто прикол, а серьёзный инструмент для создания более профессионального восприятия. Выберите подходящий фон для себя, который соответствует тематике или обстановке вашего проекта. Не забудьте о четкой озвучке.

Совместное использование экрана – это не только про демонстрацию презентаций. Вы можете делиться и другими программами в реальном времени, одновременно наблюдая и комментируя их. Используйте различные приложения, чтобы продемонстрировать свою работу.

Включение активных участников – это способ повысить вовлечённость каждого участника. Эта функция подразумевает под собой показ того какие из участников сейчас находятся в активном режиме, это также позволяет участникам не отвлекаться на другие дела.

Настройка настроек доступа – это инструмент, дающий возможность контролировать уровень участия каждого участника, что позволит повысить комфорт и эффективность. Настройка доступа позволяет контролировать доступ к функциям, как совместное использование документов.

Функция "Опрос" – это быстрый и эффективный способ собрать обратную связь от всех членов команды. Позволяет получить мгновенные ответы.

Управление фоном и виртуальными пространствами: создайте идеальный онлайн-облик

Выбирайте фон, который не отвлекает. Простота - ключ. Избегайте узоров, ярких красок и всего, что может отвлечь от собеседника. Нейтральные цвета, однотонные стены или фотографии природы - оптимальный выбор.

Виртуальные фоны – не только опция, но и инструмент для имиджа. Используйте вид вашей работы/увлечения/интересов. Фотографии студии, библиотеки или даже рабочего стола в минималистичном стиле могут добавить профессиональности. Предложите виртуальную аудиторию поработать в вашем любимом офисе!

Убедитесь, что фон не перекрывает вас, а также не создаёт эффект выреза из изображения. Добавьте собственный штрих. Размещение вашего рабочего оборудования (например, компьютера, книг) должно быть логичным и уместным по отношению к фону. Это создает ощущение порядка и организованности.

Если у вас нет собственного виртуального фона, воспользуйтесь теми, что предоставляет Zoom. Это поможет избежать хаоса и внести гармонию в онлайн-встречу.

Воспользуйтесь функцией предварительного просмотра фона. Протестируйте, как ваш фон выглядит на изображении до начала встречи, и убедитесь в его качестве.

Запись и совместное использование материалов: сохраните и поделитесь важными моментами

Немедленно сохраните важную информацию! Zoom позволяет записывать встречи, а потом легко делиться записью с участниками или сторонними лицами. Это особенно полезно, когда на встрече обсуждаются серьёзные темы или сложные процессы. Установите формат записи для каждой встречи: записи в формате MP4 для обмена в социальных сетях или общий доступ в облаке для удобного хранения и последующего использования.

Совместное использование файлов. Функция совместного доступа к файлам - важный инструмент. Поделитесь полезными документами, презентациями и другими материалами, непосредственно во время конференции. Это экономит время и гарантирует, что все участники имеют одинаковый доступ к необходимой информации.

Установка правил. Продумайте политику записи заранее. Информируйте участников о том, какая информация будет храниться и как долго. Это предотвратит ошибки и обеспечит правовую чистоту.

Контроль доступа. Установите ограничения на доступ к записям используя настройки конфиденциальности. Защитите конфиденциальные данные, ограничив доступ к заинтересованным сторонам.

Инструменты управления участниками: оптимизация взаимодействия в онлайн-формате

Для эффективного онлайн-взаимодействия используйте режим "только для слушателей". Это позволит контролировать шум и фоновые звуки. Установите четкий регламент и ссылки на необходимые документы заранее, увеличьте тем самым продуктивность.

Функция "поднять руку" помогает организовать активное участие. Это заметно увеличивает вовлечённость в обсуждение.

Используйте "чат" для вопросов и дополнительных замечаний. Постоянно проверяйте и отвечайте на вопросы в чате, чтобы обеспечить своевременный доступ к информации. Предоставьте удобную возможность для записи.

Разделите участников на группы. Это полезно, если требуется обсуждение в меньших коллективах. Организуйте и проконтролируйте обсуждения по группам.

Запись встреч – обязательный инструмент. Позже можно расшарить контент всем участникам. Проверьте возможность развернутой записи с отдельными метками для лучшего поиска.

Определите определенные роли для участников (например, ведущий, модератор). Это поможет организовать встречу и проконтролировать порядок. Выберите используемый коммуникационный метод и проработайте алгоритм его использования.

Предложите анкету обратной связи для идентификации эффективных практик и выявления слабых мест в организации будущих мероприятий.

Настройка уведомлений: не пропустите важную информацию

Для своевременного реагирования на звонки и сообщения в Zoom настройте уведомления. Это позволит не пропустить важный звонок или сообщение.

Настройка проста.

• Вступление в встречу: Выберите уведомления, когда кто-то присоединяется к вашему мероприятию.
• Выход из встречи: Получайте уведомления, когда кто-то покидает встречу.
• Сообщение в чате: Настройте уведомления о новых сообщениях в чате.
• Согласование: Укажите "Показывать уведомления о приглашении на встречу" (вариантов может быть несколько).

Важно: Выберите именно те уведомления, которые вам нужны и соответствуют графику.

1. Перейдите в настройки Zoom.
2. Найдите раздел "Уведомления" или "Notifications".
3. Персонализируйте настройки (выбирать разные для разных типов сообщений).

Например, можно отключить уведомления о входе в комнату, но включить уведомления о сообщениях.

Не забудьте про настройку звука и других оповещений. Это поможет вам сосредоточиться на важном.

Использование внешних приложений: расширьте функциональность Zoom

Для расширения функциональности Zoom используйте сторонние приложения, которые дополняют его базовые возможности. Например, для увеличения эффективности совместной работы над документами во время видеоконференций, комбинируйте Zoom с приложением Google Docs.

Интегрируйте в Zoom приложения для анкетирования (например, Mentimeter) для проведения интерактивных опросников и исследований во время вебинаров. Это позволит удержать аудиторию в активном состоянии.

Для записи и хранения встреч, используйте сервисы, совместимые с Zoom, такие как Loom, чтобы получить более высокое качество записи.

При необходимости организации голосования применяйте Poll Everywhere. Этот инструмент может интегрироваться в вашу Zoom-конференцию, позволяя провести быстрое голосование среди участников.

Для автоматизации задач планирования и организации встреч используйте специализированные календари и планировщики.

Подключение сторонних приложений увеличивает продуктивность командной работы и способствует эффективному использованию функциональности Zoom.

Инструменты для совместной работы: совместное использование документов, и другое

Zoom предоставляет несколько удобных инструментов для совместной работы, выходящих за рамки простой видеоконференции. Воспользуйтесь совместным редактированием документов.

Эти инструменты – не просто приятные дополнения, а фундаментальные компоненты эффективной групповой работы. Используйте их, чтобы максимизировать пользу от Zoom-встреч.

Вопрос-ответ:

Какие функции Zoom позволяют улучшить звук во время онлайн-встречи, если у меня плохой интернет?

Для улучшения качества звука при плохом интернете Zoom предлагает несколько скрытых функций. Одна из них - функция улучшения звука (часто скрыта за опциями аудиотрансляции или параметров встречи). Также Zoom имеет встроенный шумодав, который помогает минимизировать фоновый шум, например, шум от домашних животных или бытовой техники. Иногда помогает ручная настройка громкости звука и микрофона. Изучите настройки вашей учётной записи и параметров конкретных встреч. Возможно, в вашем случае требуется более тонкая настройка параметров прокси или VPN.

Я часто использую Zoom для вебинаров. Есть ли возможность записи и последующего редактирования вебинара?

Да, Zoom позволяет записывать вебинары. Запись вебинара хранится в личном кабинете. После окончания вебинара вы можете скачать запись, а затем её отредактировать, например, используя сторонние программы для видеомонтажа. Важно, что Zoom не предоставляет встроенные функции редактирования, но записи экспортируется в стандартные форматы видео, например, MP4, из которых вы можете делать вырезки и монтировать.

Как можно использовать Zoom для совместной работы над документом, например, презентацией?

Функция совместного редактирования документов в Zoom сама по себе отсутствует. Однако можно использовать Zoom для организации онлайн-совещаний, во время которых участники могут работать над документом, например, в Google Docs или Microsoft Office 365. Затем совместный документ можно загрузить в Zoom-среду для дальнейшего обсуждения и финального утверждения.

Нужны ли дополнительные платные программы или сервисы для использования расширенных возможностей Zoom?

В стандартной версии Zoom уже есть функционал, позволяющий пользоваться большинством дополнительных возможностей. Возможно, некоторые продвинутые инструменты требуют отдельной подписки. Например, платные функции могут включать в себя расширенный набор инструментов для создания и ведения онлайн-обучения, управления планированием и ведения встреч. Для уточнения посмотрите на возможности вашего аккаунта Zoom и условия вашего доступа.

Как Zoom может помочь сделать видеоконференции более интерактивными?

Zoom предоставляет ряд инструментов для интерактива — это, например, возможность включения чата с возможностью использовать смайлы и эмодзи. Также можно использовать виртуальные фоны, чтобы сделать встречу более креативной. Иногда помогают аннотации и функции обмена экрана. Кроме того, платные подписки включают в себя и инструменты для анкетирования и опросов прямо во время встречи.

Какие функции Zoom помимо видеоконференций помогают улучшить коммуникацию в команде?

Zoom предлагает не только стандартные видеозвонки, но и ряд инструментов, способствующих более эффективному взаимодействию в команде. Например, возможность совместного редактирования документов прямо во время звонка. Это позволяет обсуждать и вносить изменения в текстовые файлы, презентации и прочие документы в режиме реального времени. Другой полезный инструмент – запись встреч. Записанные сессии можно использовать для последующего анализа, пересмотра деталей и обмена материалами. Также, Zoom предоставляет возможность подключения к общим рабочим пространствам, как Google Drive, Dropbox или подобные. Это облегчает совместный доступ к нужным файлам и ресурсам, что также способствует хорошей коммуникации и координации работы. И наконец, функция чата может быть использована не только для обмена короткими сообщениями, но и для более структурированного обсуждения вопросов, касающихся встречи, которые могут быть не столь критичны, чтобы отвлекать от основной темы видеозвонка.